POLIS Immobilien AG-Hauptversammlung

POLIS Immobilien AG Berlin WKN 691330/ISIN DE0006913304

 Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre ein zu der

am 23. Juni 2017 um 10.00 Uhr

im Ludwig Erhard Haus (Großer Vortragssaal), Fasanenstr. 85, 10623 Berlin
stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2016, des Lageberichts und des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016

Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen (§§ 172 und 173 Aktiengesetz) ist zum Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Der im festgestellten Jahresabschluss der POLIS Immobilien AG zum 31. Dezember 2016 ausgewiesene Bilanzgewinn in Höhe von EUR 11.234.753,32 wird in voller Höhe auf neue Rechnung vorgetragen.“

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2016

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Den im Geschäftsjahr 2016 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird Entlastung für diesen Zeitraum erteilt.“

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Den im Geschäftsjahr 2016 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird Entlastung für diesen Zeitraum erteilt.“

5.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2017

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Die Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Berlin wird zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2017 bestellt.“

Vorlagen

Ab Einberufung der Hauptversammlung liegen insbesondere die folgenden Unterlagen in den Geschäftsräumen der Gesellschaft am Sitz der POLIS Immobilien AG, Kurfürstendamm 207–208 in 10719 Berlin (bis zum 26. Mai 2017 einschließlich), ab dem 29. Mai 2017 in der Lietzenburger Straße 46, 10789 Berlin, zur Einsicht der Aktionäre aus und werden jedem Aktionär auf Verlangen unentgeltlich und unverzüglich in Abschrift überlassen:

Zu Tagesordnungspunkt 1

Jahresabschluss der POLIS Immobilien AG zum 31. Dezember 2016 nebst Lagebericht

Konzernabschluss zum 31. Dezember 2016 nebst Lagebericht

Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands gemäß § 170 Abs. 2 AktG

Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016.

Die vorgenannten Unterlagen können außerdem im Internet unter

www.polis.de

im Bereich Investor Relations / Hauptversammlung eingesehen werden.

Bedingungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts

Die Teilnahmebedingungen bestimmen sich nach den §§ 121 ff. AktG und §§ 24 f. der Satzung. Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die angemeldet sind und ihre Teilnahmeberechtigung nachgewiesen haben. Die Anmeldung muss spätestens am 16. Juni 2017, 24.00 Uhr, unter folgender Adresse

POLIS Immobilien AG
c/o UniCredit Bank AG
CBS51GM
80311 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 – 5400 2519
E-Mail: hauptversammlungen@unicredit.de

zugehen. Die Anmeldung kann schriftlich oder in Textform erfolgen und kann auch per Telefax oder E-Mail übermittelt werden. Aktionäre weisen ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung durch eine in deutscher Sprache in Textform erstellte und auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (d. h. 2. Juni 2017, 0.00 Uhr) bezogene Bescheinigung ihres Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nach. Diese Bescheinigung muss bei der vorgenannten Adresse spätestens am 16. Juni 2017, 24.00 Uhr, zugehen.

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Die Vollmacht ist in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen. § 135 AktG bleibt unberührt. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann der Gesellschaft auch per E-Mail unter folgender E-Mail-Adresse übermittelt werden:

hauptversammlung@polis.de

Zusammen mit der Eintrittskarte sowie auf Verlangen wird den Aktionären ein Formular zur Erteilung der Stimmrechtsvollmacht übersandt. Ein Vollmachtsformular steht auch zum Download unter

www.polis.de

im Bereich Investor Relations / Hauptversammlung bereit.

Wir bieten unseren Aktionären an, zu dieser Hauptversammlung den von der Gesellschaft benannten, an die Weisungen der Aktionäre gebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Einzelheiten hierzu ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären über die Depotbank zugesandt werden. Darüber hinaus stehen den Aktionären auch unter der Internetadresse

www.polis.de

im Bereich Investor Relations / Hauptversammlung weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie ein Formular zur Erteilung von Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zur Verfügung.

Anfragen und Anforderung von Unterlagen

Zur Erleichterung der Vorbereitung der Hauptversammlung und zur Sicherstellung einer möglichst schnellen Reaktion der Gesellschaft auf Anfragen zur Hauptversammlung bitten wir, Anfragen und Anforderungen von Unterlagen sowie Anträge oder Wahlvorschläge ausschließlich zu richten an die

POLIS Immobilien AG
Vorstandsbüro
Kurfürstendamm 207–208
10719 Berlin

bzw. ab dem 29. Mai 2017 können schriftliche Anfragen zusätzlich auch per Post an die folgende neue Geschäftsadresse gerichtet werden:

Lietzenburger Straße 46
10789 Berlin (Geschäftssitz ab dem 29. Mai 2017)

Telefax-Nr.: +49 (0)30 225 00 299 (die Telefax-Nr. bleibt unverändert)
oder an folgende E-Mail-Adresse
hauptversammlung@polis.de (die E-Mail-Adresse bleibt unverändert).

Berlin, im Mai 2017

POLIS Immobilien AG

Der Vorstand

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