Start Story AG-News GAG Immobilien AG – Außerordentliche Hauptversammlung

GAG Immobilien AG – Außerordentliche Hauptversammlung

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GAG Immobilien AG

Köln

Wir laden Sie herzlich ein zur

außerordentlichen Hauptversammlung

der GAG Immobilien AG, Köln, am

Mittwoch, 23. Februar 2022, um 10.00 Uhr,

die ausschließlich als

virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
weder der Aktionäre noch ihrer Bevollmächtigten
(ausgenommen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter)

stattfindet.

Die Hauptversammlung wird für unsere Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten live im Internet mit Bild und Ton übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Straße des 17. Juni 4, 51103 Köln.

Tagesordnung

1.

Vorlage und Bekanntmachung des Berichts des Sonderprüfers Herrn Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Dipl.-Kfm. Michael Wahlscheidt, C/​O Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Cecilienallee 6-7, 40474 Düsseldorf, über die gemäß Beschluss des Landgerichts Köln (Aktenzeichen: 82 O 96/​17) vom 11. Juli 2018 durchgeführte aktienrechtliche Sonderprüfung gemäß §§ 142 ff. AktG bei der GAG Immobilien AG

Der Antrag auf die Bestellung eines gerichtlichen Sonderprüfers nach § 142 Abs. 2 AktG wurde von einer qualifizierten Minderheit von Aktionären gestellt. Das Landgericht Köln hat am 11. Juli 2018 beschlossen, eine Sonderprüfung anzuordnen (Az.: 82 O 96/​17). Im Rahmen der Sonderprüfung sollte ausweislich des Gerichtsbeschlusses der Sonderprüfer bei der GAG Immobilien AG folgende Fragen untersuchen:

1.

Ist die Gesellschaft im Zusammenhang mit dem Erwerb von Wohnungen in Köln-Chorweiler von ihrer Mehrheitsaktionärin im Geschäftsjahr 2016 zu nachteiligen Rechtsgeschäften und/​oder Maßnahmen gedrängt worden, wenn ja, in welcher Höhe und hat ggf. ein Ausgleich der Nachteile stattgefunden?

2.

Sind die Bedingungen des Erwerbs der Wohnungen in Köln-Chorweiler insgesamt angemessen und halten sie einem Drittvergleich stand?

3.

Ist die Gesellschaft im Zusammenhang mit dem Abschluss des Belegungsrechtsvertrages mit ihrer Mehrheitsaktionärin im Geschäftsjahr 2016 durch ihre Vertragspartnerin zu nachteiligen Rechtsgeschäften und/​oder Maßnahmen gedrängt worden, wenn ja, in welcher Höhe und hat ggf. ein Ausgleich der Nachteile stattgefunden?

4.

Ist der im Geschäftsjahr 2016 mit der Mehrheitsaktionärin geschlossene (neue) Belegungsrechtsvertrag insgesamt angemessen und hält er einem Drittvergleich stand?

5.

Gehen die Umsatzsteuernachzahlungen aus dem alten Belegungsrechtsvertrag mit der Mehrheitsaktionärin, die im Geschäftsjahr 2016 ergebniswirksam geworden sind, auf Umstände zurück, die in der Sphäre der Mehrheitsaktionärin liegen und hat diesbezüglich ggf. ein Ausgleich stattzufinden? Liegen ansonsten ausgleichspflichtige Maßnahmen im Sinne von § 311 AktG vor?

Zum Sonderprüfer hat das Landgericht Köln Herrn Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Michael Wahlscheidt, C/​O Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Cecilienallee 6-7, 40474 Düsseldorf, bestellt. Der Bericht des Sonderprüfers wurde der Gesellschaft am 17. Dezember 2021 zugeleitet. Der Vorstand hat den Sonderprüfungsbericht dem Aufsichtsrat vorgelegt. Der Bericht wird hiermit gemäß § 145 Abs. 6 Satz 5 AktG als Gegenstand der Tagesordnung bekannt gemacht. Der Sonderprüfungsbericht wird von Vorstand und Aufsichtsrat der Gesellschaft umfassend geprüft. Eine Stellungnahme hierzu wird in der Hauptversammlung erfolgen. Eine Beschlussfassung erfolgt zu diesem Tagesordnungspunkt nicht.

Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Unterlagen

Der Inhalt dieser Einberufung sowie die gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen sind ab dem Zeitpunkt der Einberufung im Internet unter

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zugänglich. Auf Verlangen wird der Vorstand jedem Aktionär eine Abschrift des Sonderprüfungsberichts zukommen lassen.

Grundkapital, Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 16.453.967,00 und ist eingeteilt in 16.453.967 auf den Namen lautende Stückaktien und zwar in 7.093.967 Stückaktien Buchstabe A (Vorzugsaktien) und 9.360.000 Stückaktien Buchstabe B (Stammaktien). Die Gesamtzahl der Stimmrechte aus allen Aktien beträgt 16.453.967, wovon insgesamt 293.383 Stimmrechte gemäß § 71b AktG ruhen. Die Gesamtzahl der mit den Stückaktien Buchstabe A (Vorzugsaktien) verbundenen Stimmrechte beträgt 7.093.967, hiervon ruhen gemäß § 71b AktG 293.383 Stimmrechte. Die Gesamtzahl der mit den Stückaktien Buchstabe B (Stammaktien) verbundenen Stimmrechte beträgt 9.360.000. Diese Angaben beziehen sich auf den Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Einberufung im Bundesanzeiger.

Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Die Hauptversammlung wird auf Beschluss des Vorstands, mit Zustimmung des Aufsichtsrats, nach Maßgabe der aktuellen Fassung des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (nachfolgend „COVID-19-Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) abgehalten.

Die Durchführung der Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) als virtuelle Hauptversammlung i.S.v. § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz führt zu Modifikationen in den Abläufen sowie bei den Rechten der Aktionäre.

Die Hauptversammlung wird am 23. Februar 2022, ab 10.00 Uhr, live in Bild und Ton in unserem dafür errichteten Aktionärsportal unter

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

übertragen. Aktionäre, die an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen sich zuvor anmelden (siehe hierzu: „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“).

Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt daher ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Für die Briefwahl, die Vollmachtserteilung an Dritte und die Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter stehen angemeldeten Aktionären verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, u.a. auch die Nutzung des speziell hierfür errichteten Aktionärsportals (siehe hierzu „Hinweise zum Aktionärsportal“) unter

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

Ausführliche Erläuterungen hierzu erhalten Sie zusammen mit dem personalisierten Einladungsschreiben übersandt.

Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung, die Ausübung des Stimmrechts und die sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte bestimmen sich nach §§ 121 ff., 67 Abs. 2 AktG i.V.m. § 1 COVID-19-Gesetz und §§ 15 bis 16a der Satzung der Gesellschaft. Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister eingetragen und rechtzeitig angemeldet sind.

Es wird darauf hingewiesen, dass gemäß § 15 Abs. 4 Satz 2 der Satzung am Tag der Hauptversammlung und in den letzten sechs Tagen vor dem Tag der virtuellen Hauptversammlung, d.h. vom 17. Februar 2022, 0.00 Uhr, bis einschließlich 23. Februar 2022, 24.00 Uhr, Löschungen und Eintragungen im Aktienregister nicht erfolgen. Die Anmeldung muss mindestens in Textform (§ 126b BGB) erfolgen. Die Anmeldung kann auch per Telefax oder E-Mail übermittelt werden und muss bei der nachfolgend genannten Adresse spätestens am 16. Februar 2022, 24.00 Uhr, eingehen. Die Anmeldung ist zu richten an:

GAG Immobilien AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax-Nr.: +49 (89) 88 96 906-33
E-Mail: gag-immobilien@better-orange.de

Zur Erleichterung der Anmeldung wird den Aktionären zusammen mit den Mitteilungen gemäß § 125 AktG sowie auf Verlangen ein Anmeldeformular übersandt.

Den im Aktienregister eingetragenen Aktionären werden mit dem personalisierten Einladungsschreiben weitere Erläuterungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Nutzung unseres Aktionärsportals im Internet zugesandt.

Hinweise zum Aktionärsportal

Als im Aktienregister eingetragener und ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldeter Aktionär oder dessen Bevollmächtigter können Sie über das Internet den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern Vollmacht und Weisungen zur Ausübung Ihres Stimmrechts erteilen sowie Ihr Stimmrecht per Briefwahl ausüben und zwar bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen über die Tagesordnungspunkte. Detailinformationen entnehmen Sie den weiteren Erläuterungen, die Sie mit dem personalisierten Einladungsschreiben zugesandt bekommen.

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung kann nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz von Aktionären oder Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung am 23. Februar 2022 unter Angabe der Aktionärsnummer ausschließlich über das Aktionärsportal unter

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

erklärt werden.

Rechte der Aktionäre

Tagesordnungsergänzungsverlangen

Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Verlangen von Aktionären auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG sind schriftlich an den Vorstand zu richten. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Bei der Berechnung dieser Frist sind §§ 70 und 121 Abs. 7 AktG zu beachten.

Das Verlangen muss der Gesellschaft bis zum 29. Januar 2022, 24.00 Uhr, zugehen. Richten Sie entsprechende Verlangen ausschließlich an den Vorstand unter:

GAG Immobilien AG
Vorstand
c/​o Herrn Markus Thiele
Recht und Kommunikation
Straße des 17. Juni 4
51103 Köln

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unter der Internetadresse

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

bekannt gemacht.

Ein etwaiger, mit dem ordnungsgemäß gestellten Ergänzungsverlangen übermittelter, zulässiger Beschlussantrag wird in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als sei er in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist.

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Zugänglich zu machende Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich zu richten an:

GAG Immobilien AG
z.H. Herrn Markus Thiele
Recht und Kommunikation
Straße des 17. Juni 4
51103 Köln
Telefax-Nr. 0221 – 2011 665
E-Mail: markus.thiele@gag-koeln.de

Wir werden zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs sowie zugänglich zu machender Begründungen nach ihrem Eingang unter der Internetadresse

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

veröffentlichen. Dabei werden die bis zum 8. Februar 2022, 24.00 Uhr, bei der oben genannten Adresse, bzw. per Telefax oder E-Mail eingehenden Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den Punkten dieser Tagesordnung berücksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist.

Fragerecht der Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation

Den Aktionären wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-Gesetz ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats vorgegeben, dass ein Fragerecht der Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung selbst nicht besteht. Vielmehr sind Fragen von Aktionären bis spätestens 22. Februar 2022, 10.00 Uhr (Zeitpunkt des Zugangs), ausschließlich über das Aktionärsportal unter

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

gemäß des von der Gesellschaft festgelegten Verfahrens bei der Gesellschaft einzureichen. Entscheidend für die Fristeinhaltung ist der Eingang der Frage(n) bei der Gesellschaft. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Der Vorstand behält sich vor, Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der GAG Immobilien AG, Köln

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung misst der Transparenz der Datenverarbeitung einen hohen Stellenwert bei. Wir nehmen den Datenschutz für unsere Aktionäre sehr ernst. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie schon jetzt über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die GAG Immobilien AG in Köln und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

GAG Immobilien AG
Datenschutzbeauftragter
Straße des 17. Juni 4
51103 Köln

Telefon: +49 02 21/​20 11 – 193
Telefax: +49 02 21/​20 11 – 509
kurt.broehl@gag-koeln.de

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Er ist per Post unter der o. g. Adresse mit dem Zusatz Datenschutzbeauftragter oder per E-Mail an

datenschutz@gag-koeln.de

zu erreichen.

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Von wem erhalten wir welche Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

GAG Aktien sind vinkulierte Namensaktien. Bei (vinkulierten) Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und einer Postanschrift sowie einer elektronischen Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer GAG Immobilien AG Aktien mitwirkenden Intermediäre für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben (z. B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Intermediäre wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über die Clearstream Banking Frankfurt gemeldet.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und die Abwicklung von Hauptversammlungen.

Daneben verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken, die mit den vorgenannten vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz i. V. mit Art. 6 Absatz 1 c) und Absatz 4 DSGVO.

Da die Hauptversammlung auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes virtuell durchgeführt wird, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversammlung, ihre Teilnahme, für die Stimmabgabe oder die Ausübung Ihrer weiteren Aktionärsrechte sowie die Verfolgung im Rahmen der elektronischen Zuschaltung. Rechtsgrundlagen sind das COVID-19-Gesetz und das Aktiengesetz i.Vm. Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO. Einzelheiten zum Umgang mit Ihren Daten bei Nutzung des Aktionärsportals im Rahmen der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung entnehmen Sie bitte den dort zur Verfügung gestellten Datenschutzinformationen.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um den aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse an der Erhebung von Daten kann sich aus den Wertpapiervorschriften außereuropäischer Länder ergeben, dies ist der Fall, wenn wir z. B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter?

Externe Dienstleister:
Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters (Aktienregisterservicegesellschaft, IT-Dienstleister) sowie zur Abwicklung der Hauptversammlungen (HV-Dienstleister, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen) zum Teil externer Dienstleister. Das Aktionärsportal wird in unserem Auftrag von der Better Orange IR & HV AG betrieben, die als unser Auftragsverarbeiter tätig wird. Sofern erforderlich, haben wir Auftragsverarbeitungsverträge mit den Empfängern geschlossen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs zugänglich zu machen. Etwaige nach § 122 Abs. 2 AktG bekanntzumachende Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung werden von der GAG Immobilien AG ebenfalls unter Nennung der Antragsteller veröffentlicht.

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahren. Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig für die Dauer von bis zu zehn Jahren aufbewahren. Personenbezogene Daten von Aktionären, die keine Aktionäre mehr sind, werden – vorbehaltlich anderer gesetzlichen Regelungen – zwölf Monate nach unserer Kenntnisnahme von diesem Umstand gelöscht. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland?

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau betätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder eine Vereinbarung der Standardvertragsklauseln in der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter der Adresse GAG Immobilien AG, Straße des 17. Juni 4, 51103 Köln, oder per E-Mail unter

datenschutz@gag-koeln.de

anfordern.

Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall statt (einschließlich Profiling)?

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO oder Profiling ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen:

• Auskunftsrecht: Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DSGVO von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, sind Sie im Rahmen von Art. 15 DSGVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u.a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, ihre Rechte, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung und im Fall des Drittlandtransfer die geeigneten Garantien) und eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten.

• Recht auf Berichtigung: Jeder Aktionär kann gemäß § 67 Abs. 6 AktG Auskunft über die zu seiner Person in das Aktienregister eingetragenen Daten verlangen. Sie sind berechtigt, nach Art. 16 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.

Recht auf Löschung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten einschränken.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.

Widerspruchsrecht: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, so dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden müssen. Das Widerspruchsrecht besteht nur in den in Art. 21 DSGVO vorgesehen Grenzen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, so dass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für die GAG Immobilien AG zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
oder:
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

Telefon 02 11/​3 84 24 – 0
Telefax 02 11/​3 84 24 – 10
E-Mail poststelle@ldi.nrw.de
homepage: https:/​/​www.ldi.nrw.de

Information über Ihr Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) verarbeitet werden, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DSGVO

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

datenschutz@gag-koeln.de

 

Köln, im Januar 2022

GAG Immobilien AG

Der Vorstand

 

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